Verandercommunicatie

Interne communicatie bij organisatieverandering (structuur en werkprocessen)
(Dit praktijkvoorbeeld is een beschrijving op hoofdlijnen.)

De opdrachtgever had behoefte aan een uitgewerkt communicatie&veranderscenario voor het zorgvuldig informeren van de medewerkers over een organisatieverandering (structuur en werkprocessen) en ze ook te betrekken bij de veranderingen.

Het communicatiescenario dat ik uitwerkte, bestond uit strategie, inhoud van de boodschap, planning en middelen/interventies. Uitgangspunt was dat de eigen leidinggevende zijn team vertelde wat de verandering inhield, wat de consequenties waren voor het eigen team/organisatieonderdeel en ook wat er stond te gebeuren in teams/organisatieonderdelen waar nauw mee samengewerkt werd.

De communicatie moest zoveel mogelijk in één keer in de organisatie gebeuren, wat een strakke planning vergde in verband met ploegendiensten. Voorafgaand aan de communicatie organisatiebreed was er een managementsessie waarin de directeur inging op de organisatieverandering en de communicatie. De ondersteunende communicatiemiddelen waren maatwerk, iedere leidinggevende had zijn eigen verhaal gericht op gevolgen voor zijn team/organisatieonderdeel maar het verbindende verhaal was voor iedereen hetzelfde.

Voor de interventies om medewerkers te betrekken bij de verandering, is gebruik gemaakt van bestaande (communicatie)middelen, bijeenkomsten en overleggen. Hierdoor werd het verhaal van de verandering “Niet nieuw, maar anders en beter”, gekoppeld aan wat er al gedaan werd.

Het resultaat was dat door de communicatie de basis gelegd was voor het invoeren van de organisatieverandering en dat medewerkers zich goed geïnformeerd voelden. Door interventies te koppelen aan bestaande (communicatie)middelen, bijeenkomsten, overleggen, voelden medewerkers zich betrokken om samen verder vorm te geven aan de organisatieverandering.

Een praktijkvoorbeeld over mijn aanpak van de communicatie bij een organisatieverandering.